Surat CQ atau Confirmation Letter merupakan surat yang digunakan untuk melakukan konfirmasi atau meminta konfirmasi atas suatu hal. Biasanya, surat CQ digunakan untuk keperluan bisnis atau pekerjaan. Dalam artikel ini, kami akan memberikan contoh surat CQ beserta tips-tipsnya agar dapat membantu Anda menulis surat CQ dengan benar.
Contoh Surat CQ #1: Konfirmasi Kehadiran dalam Acara Seminar
Salam hangat,
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam acara seminar bertema “Membangun Bisnis dengan Strategi Digital Marketing” yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 20 Januari 2022
Waktu: 09.00 WIB – selesai
Tempat: Hotel Grand Ballroom, Jakarta
Kami mohon Bapak/Ibu untuk mengkonfirmasi kehadiran dengan cara membalas surat elektronik ini atau menghubungi nomor telepon yang tertera pada tanda terima undangan.
Sekian surat konfirmasi kehadiran ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Kepala Panitia Acara
Contoh Surat CQ #2: Konfirmasi Pemesanan Barang
Kepada Yth. Bapak/Ibu Sari
Kami mengucapkan terima kasih atas pemesanan produk kami dan memohon maaf atas keterlambatan pengiriman barang. Berikut adalah rincian pesanan yang telah Bapak/Ibu lakukan:
Nama barang: Sepatu Wanita Hitam, Ukuran 38
Jumlah: 1 pasang
Harga: Rp 500.000,-
Kami memohon konfirmasi dari Bapak/Ibu apakah pesanan tersebut telah diterima atau belum. Apabila barang telah diterima, kami mohon konfirmasi penerimaan barang.
Demikian surat konfirmasi ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Customer Service
Contoh Surat CQ #3: Konfirmasi Penerimaan Laporan Keuangan
Kepada Yth. Bapak/Ibu Direktur Keuangan
Bersama surat ini, kami ingin mengkonfirmasi bahwa laporan keuangan perusahaan yang telah Bapak/Ibu kirimkan telah kami terima. Kami akan segera melakukan review terhadap laporan tersebut dan akan memberikan feedback dalam waktu satu minggu ke depan.
Apabila Bapak/Ibu memiliki pertanyaan atau ingin mengetahui lebih lanjut tentang laporan tersebut, silakan hubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tertera pada surat balasan ini.
Terima kasih atas kerjasama dan perhatian Bapak/Ibu. Kami berharap dapat terus bekerja sama dengan baik di masa depan.
Hormat kami,
Divisi Keuangan
Contoh Surat CQ #4: Konfirmasi Jadwal Interview
Kepada Yth. Bapak/Ibu John Doe
Kami mengucapkan terima kasih atas lamaran pekerjaan yang telah Bapak/Ibu kirimkan. Kami ingin mengonfirmasi bahwa Bapak/Ibu telah dipilih sebagai kandidat yang akan diwawancarai untuk posisi yang tersedia.
Wawancara akan dilakukan pada:
Hari/Tanggal: Rabu, 22 Januari 2022
Waktu: 09.00 WIB – selesai
Tempat: Kantor Pusat Perusahaan, Jakarta
Kami memohon Bapak/Ibu untuk mengkonfirmasi kesediaan dalam menghadiri wawancara tersebut dengan membalas email ini atau menghubungi nomor telepon yang tertera. Apabila Bapak/Ibu tidak dapat hadir pada waktu tersebut, silakan segera memberitahu kami agar dapat memindahkan jadwal wawancara.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu. Kami berharap dapat segera bertemu dalam wawancara yang akan dilakukan.
Hormat kami,
Manager HRD
Contoh Surat CQ #5: Konfirmasi Pesanan Catering
Kepada Yth. Bapak/Ibu Catering Abadi
Kami ingin mengonfirmasi pemesanan catering untuk acara yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 25 Januari 2022
Waktu: 18.00 WIB – selesai
Tempat: Aula Gedung Serba Guna, Jakarta
Berikut adalah rincian pemesanan:
Jumlah tamu: 100 orang
Menu: Nasi Goreng, Ayam Goreng, Sayur Lodeh, Es Teh
Harga: Rp 10.000.000,-
Kami memohon konfirmasi dari Bapak/Ibu mengenai pemesanan ini. Apabila ada perubahan atau kekurangan, silakan hubungi kami segera. Kami berharap dapat bekerja sama dengan baik dalam acara yang akan diselenggarakan.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu.
Hormat kami,
Kepala Panitia Acara
Contoh Surat CQ #6: Konfirmasi Pembayaran Tagihan
Kepada Yth. Bapak/Ibu Puspita
Kami ingin mengonfirmasi bahwa pembayaran tagihan yang telah Bapak/Ibu lakukan telah kami terima. Berikut adalah rincian pembayaran:
Jumlah tagihan: Rp 3.000.000,-
Tanggal jatuh tempo: 10 Januari 2022
Tanggal pembayaran: 15 Januari 2022
Kami ucapkan terima kasih atas pembayaran yang telah dilakukan. Apabila Bapak/Ibu memiliki pertanyaan atau ingin mengetahui lebih lanjut mengenai tagihan tersebut, silakan hubungi kami di nomor telepon atau email yang tertera pada surat balasan ini.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu. Kami berharap dapat terus bekerja sama dengan baik di masa depan.
Hormat kami,
Customer Service
Tips Menulis Surat CQ yang Benar
1. Tentukan tujuan surat CQ yang akan ditulis.
2. Jelaskan dengan jelas dan singkat mengenai hal yang akan dikonfirmasi.
3. Sertakan informasi yang diperlukan seperti waktu, tempat, produk, dan sebagainya.
4. Tuliskan dengan sopan dan jelas permintaan konfirmasi yang diinginkan.
5. Pastikan format, tata bahasa, dan ejaan yang digunakan benar dan sesuai dengan kaidah yang berlaku.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana cara menulis surat CQ yang baik dan benar?
Untuk menulis surat CQ yang baik dan benar, pastikan Anda menjelaskan dengan jelas dan singkat mengenai hal yang akan dikonfirmasi. Sertakan informasi yang diperlukan seperti waktu, tempat, produk, dan sebagainya. Tuliskan dengan sopan dan jelas permintaan konfirmasi yang diinginkan dan pastikan format, tata bahasa, dan ejaan yang digunakan benar dan sesuai dengan kaidah yang berlaku.
Apakah surat CQ hanya digunakan dalam bisnis?
Tidak. Meskipun surat CQ banyak digunakan dalam bisnis, surat ini juga dapat digunakan untuk keperluan lain seperti pendidikan, kesehatan, atau organisasi sosial.
Apakah surat CQ selalu perlu dibalas?
Tergantung dari permintaan konfirmasi yang disampaikan dalam surat CQ tersebut. Jika permintaan konfirmasi bersifat penting, maka surat CQ perlu dijawab. Namun, jika permintaan konfirmasi bersifat opsional, maka balasan surat CQ tidak begitu diperlukan.
Apakah surat CQ harus ditandatangani?
Tergantung dari kebijakan perusahaan atau organisasi. Jika diperlukan, maka surat CQ harus ditandatangani dan dibubuhi cap perusahaan atau organisasi. Namun, jika tidak diperlukan, maka cukup cukup menggunakan tanda tangan elektronik atau email resmi perusahaan/organisasi.
Bagaimana jika tidak mendapat balasan atas surat CQ yang telah dikirimkan?
Jika tidak mendapat balasan atas surat CQ yang telah dikirimkan, sebaiknya Anda mengirimkan surat konfirmasi ulang atau menghubungi pihak yang bersangkutan untuk memastikan bahwa surat CQ tersebut sudah diterima.
Apakah surat CQ dapat digunakan sebagai bukti tertulis?
Ya, surat CQ dapat digunakan sebagai bukti tertulis bahwa suatu hal telah dikonfirmasi atau diminta konfirmasi. Oleh karena itu, pastikan surat CQ yang Anda tulis benar dan sesuai dengan kaidah yang berlaku.
Kesimpulan
Menulis surat CQ memang tidak sulit asalkan Anda mengetahui tujuan dan isi dari surat tersebut. Dalam melakukan konfirmasi atau meminta konfirmasi, pastikan informasi yang disampaikan jelas dan lengkap agar surat CQ yang Anda tulis dapat direspon dengan baik. Semoga contoh surat CQ dan tips-tips yang kami berikan dapat membantu Anda dalam menulis surat CQ yang benar dan efektif.