Contoh Surat Eksternal Perusahaan
Surat eksternal perusahaan adalah surat resmi yang dikirimkan oleh perusahaan kepada pihak luar perusahaan seperti pemasok, pelanggan, atau institusi lain. Surat ini memiliki format dan susunan yang berbeda dengan surat internal perusahaan. Berikut adalah penjelasan dan contoh surat eksternal perusahaan.
Contoh surat eksternal perusahaan umumnya digunakan untuk berbagai keperluan. Surat ini bisa digunakan untuk meminta informasi terkait produk, jasa, atau proses operasional perusahaan. Selain itu, surat eksternal perusahaan juga dapat digunakan untuk mengajukan permohonan kerjasama atau permintaan dukungan dan sponsorship.
Bagi perusahaan, sebuah surat yang baik dan efektif dianggap sebagai salah satu cara untuk memperkuat hubungan bisnis dengan pihak luar perusahaan. Berikut adalah beberapa contoh surat eksternal perusahaan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Contoh Surat Permohonan Informasi
Halo Tim Marketing PT ABC,
Kami dari PT XYZ ingin meminta informasi lebih lanjut terkait produk baru yang diluncurkan oleh PT ABC. Kami berharap dapat menerima katalog produk dan daftar harga terbaru dari PT ABC. Terima kasih atas kerja sama Anda.
Salam,
Tim Marketing PT XYZ
Contoh Surat Permohonan Kerjasama
Kepada Yth. Direktur Utama PT ABC,
Kami dari PT XYZ berencana untuk menyelenggarakan acara peluncuran produk baru. Kami tertarik untuk menjalin kemitraan dengan PT ABC sebagai sponsor utama dalam acara tersebut. Kami berharap dapat bersama-sama memperkuat brand awareness dan memperluas jaringan bisnis. Terima kasih atas perhatian Anda.
Hormat kami,
Tim Event PT XYZ
Contoh Surat Pengiriman Penawaran
Halo Bapak/Ibu,
Terima kasih telah berminat dengan produk kami. Kami melampirkan penawaran terbaru untuk produk-produk unggulan kami. Kami berharap dapat menjalin kerjasama bisnis dengan Anda. Silakan hubungi kami jika ada hal yang ingin ditanyakan.
Salam hangat,
Tim Sales PT XYZ
Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Alamat
Kepada Yth. Pelanggan PT ABC,
Dalam rangka meningkatkan pelayanan kami kepada pelanggan, kami ingin memberitahukan bahwa PT ABC telah pindah ke alamat baru. Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin terjadi. Kami berharap dapat terus melayani Anda dengan baik dan memberikan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda.
Hormat kami,
Manajemen PT ABC
Contoh Surat Permohonan Testimonial
Halo Bapak/Ibu,
Kami dari PT XYZ ingin meminta izin untuk mencantumkan nama perusahaan Bapak/Ibu sebagai client kami di website dan media sosial kami. Kami juga berharap dapat meminta testimonial dari Bapak/Ibu terkait pengalaman bekerja sama dengan PT XYZ. Terima kasih atas kerja sama dan perhatiannya.
Salam hormat,
Tim Marketing PT XYZ
Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Kebijakan
Kepada Yth. Pelanggan PT XYZ,
Kami ingin memberitahukan bahwa PT XYZ telah mengubah kebijakan terkait pengiriman produk. Mulai tanggal 1 Oktober 2021, kami akan memberlakukan biaya tambahan untuk pengiriman produk ke luar kota. Kami berharap dapat terus melayani Anda dengan baik dan memberikan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda.
Hormat kami,
Manajemen PT XYZ
Tips untuk Menulis Surat Eksternal Perusahaan
Berikut beberapa tips untuk menulis surat eksternal perusahaan yang efektif dan profesional:
- Tentukan tujuan surat dengan jelas.
- Pilih gaya bahasa yang sesuai dengan tujuan surat.
- Sampaikan pesan dengan singkat dan jelas.
- Hindari penggunaan kata-kata kasar atau tidak sopan.
- Sertakan kontak perusahaan di bagian penutup surat.
- Periksa kembali tata bahasa dan pengejaan sebelum mengirimkan surat.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu surat eksternal perusahaan?
Surat eksternal perusahaan adalah surat resmi yang dikirimkan oleh perusahaan kepada pihak luar perusahaan seperti pemasok, pelanggan, atau institusi lain.
Bagaimana format surat eksternal perusahaan?
Surat eksternal perusahaan biasanya memiliki format yang sama dengan surat bisnis lainnya. Surat harus memiliki tanggal, alamat pengirim, alamat penerima, subjek surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan pengirim.
Apa saja jenis surat eksternal perusahaan?
Beberapa jenis surat eksternal perusahaan antara lain surat penawaran, surat permohonan kerjasama, surat pemberitahuan perubahan kebijakan, surat permohonan informasi, dan surat pengiriman faktur.
Bagaimana cara menulis surat eksternal perusahaan yang efektif?
Beberapa tips dalam menulis surat eksternal perusahaan yang efektif antara lain menentukan tujuan surat dengan jelas, memilih gaya bahasa yang sesuai dengan tujuan surat, menyampaikan pesan dengan singkat dan jelas, serta memeriksa tata bahasa sebelum mengirimkan surat.
Apa yang harus dilakukan jika surat eksternal perusahaan tidak mendapat respons?
Jika surat eksternal perusahaan tidak mendapat respons, Anda dapat mengirimkan surat tindak lanjut atau menghubungi pihak yang dituju untuk meminta konfirmasi.
Apa yang harus dilakukan jika terjadi kesalahan dalam surat eksternal perusahaan?
Jika terjadi kesalahan dalam surat eksternal perusahaan, segera ajukan permintaan maaf dan koreksi untuk menghindari kesalahpahaman atau masalah di kemudian hari.
Kesimpulan
Surat eksternal perusahaan merupakan salah satu cara untuk memperkuat hubungan dengan pihak luar perusahaan. Dalam menulis surat eksternal perusahaan, pastikan untuk mengikuti format dan tata bahasa yang benar serta menyampaikan pesan dengan jelas dan efektif.