Undangan meeting merupakan salah satu cara untuk mengumpulkan stakeholder atau peserta dalam suatu kegiatan atau pertemuan. Nah, untuk membuat surat undangan yang baik dan benar, berikut ini adalah beberapa contoh undangan meeting yang bisa kamu gunakan sebagai acuan:
Contoh Undangan Meeting Rapat Kerja
Salam Sejahtera,
Kami mengundang saudara/i untuk menghadiri rapat kerja yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Kamis, 3 Juni 2021
Waktu: 09.00 – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama Gedung A
Agenda rapat kerja ini adalah sebagai berikut:
- Pembukaan
- Pembahasan tentang rencana kerja tahun 2021
- Pembahasan tentang persiapan acara Hari Ulang Tahun Perusahaan
- Lain-lain
Kami harap Saudara/i dapat hadir tepat waktu dengan membawa segala perlengkapan yang diperlukan.
Terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan
Contoh Undangan Meeting Diskusi Kebijakan Perusahaan
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan Perusahaan XYZ
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dalam rangka meningkatkan kualitas kinerja perusahaan, maka kami akan menyelenggarakan diskusi kebijakan perusahaan yang akan dihadiri oleh seluruh karyawan. Adapun detail acaranya adalah sebagai berikut:
Hari/Tanggal: Jumat, 4 Juni 2021
Waktu: 13.00 – 16.00 WIB
Tempat: Ruang Serbaguna
Kami mengharapkan hadirnya seluruh karyawan perusahaan dalam acara ini. Terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan
Contoh Undangan Meeting Seminar Nasional
Kepada Yth.
Para Dosen, Mahasiswa, dan Penggiat Pendidikan
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri Seminar Nasional Pendidikan yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 5 Juni 2021
Waktu: 09.00 – 12.00 WIB
Tempat: Auditorium Universitas X
Dalam acara seminar ini akan dihadirkan beberapa narasumber yang ahli di bidang pendidikan. Silakan daftarkan diri melalui link berikut:
www.linkdaftar.com
Terima kasih atas partisipasinya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
Ketua Panitia Seminar
Contoh Undangan Meeting Evaluasi Kinerja
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan Perusahaan ABC
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dalam rangka melakukan evaluasi kinerja, kami akan menyelenggarakan rapat evaluasi yang akan dihadiri oleh seluruh karyawan. Detail acaranya adalah sebagai berikut:
Hari/Tanggal: Senin, 7 Juni 2021
Waktu: 13.00 – 16.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama Gedung A
Harap seluruh karyawan dapat hadir tepat waktu. Terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan
Contoh Undangan Meeting Diskusi Peningkatan Kualitas Produk
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan Divisi Produksi
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Kami akan menyelenggarakan diskusi tentang peningkatan kualitas produk yang akan dihadiri oleh seluruh karyawan divisi produksi. Detail acaranya adalah sebagai berikut:
Hari/Tanggal: Selasa, 8 Juni 2021
Waktu: 09.00 – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Serbaguna
Kami harap seluruh karyawan dapat hadir tepat waktu. Terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan
Contoh Undangan Meeting Pelatihan Teknik Presentasi
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan Perusahaan
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Kami akan menyelenggarakan pelatihan teknik presentasi yang akan dihadiri oleh seluruh karyawan perusahaan. Detail acaranya adalah sebagai berikut:
Hari/Tanggal: Rabu, 9 Juni 2021
Waktu: 13.00 – 16.00 WIB
Tempat: Ruang Serbaguna
Kami harap seluruh karyawan dapat hadir tepat waktu. Terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan
Contoh Undangan Meeting Diskusi Rencana Ekspansi Bisnis
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan Perusahaan
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Kami akan menyelenggarakan diskusi tentang rencana ekspansi bisnis perusahaan yang akan dihadiri oleh seluruh karyawan. Adapun detail acaranya adalah sebagai berikut:
Hari/Tanggal: Kamis, 10 Juni 2021
Waktu: 09.00 – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Serbaguna
Kami harap seluruh karyawan dapat hadir tepat waktu. Terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan
Tips Menulis Undangan Meeting yang Baik dan Benar
Berikut ini adalah beberapa tips menulis undangan meeting yang baik dan benar:
- Sebutkan tujuan dan agenda dari undangan tersebut dengan jelas dan terperinci.
- Sertakan detail informasi penting seperti tanggal, waktu, tempat, dan durasi acara.
- Sebutkan alat dan bahan yang harus dibawa peserta, jika diperlukan.
- Sertakan informasi kontak yang dapat dihubungi untuk konfirmasi kehadiran atau informasi tambahan.
- Gunakan bahasa yang sopan, jelas, dan mudah dipahami oleh pembaca.
- Kirimkan undangan dengan waktu yang cukup agar peserta memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Contoh Undangan Meeting
1. Apa yang harus saya tulis di dalam undangan meeting?
Anda harus mencantumkan informasi penting seperti tanggal, waktu, tempat, durasi acara, tujuan, dan agenda acara. Selain itu, Anda juga dapat mencantumkan informasi tambahan seperti alat dan bahan yang harus dibawa peserta, serta kontak yang dapat dihubungi untuk konfirmasi kehadiran atau informasi tambahan.
2. Kapan sebaiknya saya mengirimkan undangan meeting?
Sebaiknya Anda mengirimkan undangan meeting dengan waktu yang cukup agar peserta memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri. Waktu yang disarankan adalah sekitar 1-2 minggu sebelum acara dilaksanakan.
3. Apa yang harus saya lakukan jika ada peserta yang tidak dapat hadir di acara tersebut?
Anda dapat meminta peserta tersebut untuk memberitahu Anda jika mereka tidak dapat hadir di acara tersebut. Hal ini akan membantu Anda dalam mempersiapkan diri, terutama jika acara tersebut memerlukan jumlah peserta yang cukup banyak.
4. Apakah saya perlu menyertakan informasi tentang dress code di undangan meeting?
Jika acara yang Anda selenggarakan memiliki dress code, maka sebaiknya Anda mencantumkan informasi tersebut di dalam undangan. Hal ini akan membantu peserta untuk mempersiapkan diri dengan lebih baik.
5. Apakah saya perlu menyertakan konfirmasi kehadiran di dalam undangan meeting?
Jika Anda ingin memastikan jumlah peserta yang hadir di acara tersebut, maka sebaiknya Anda menyertakan konfirmasi kehadiran di dalam undangan. Hal ini akan membantu Anda dalam mempersiapkan diri dengan lebih baik, terutama jika acara tersebut memerlukan jumlah peserta yang cukup banyak.
6. Apakah saya perlu menyertakan informasi tentang makanan dan minuman di dalam undangan meeting?
Jika acara yang Anda selenggarakan menyediakan makanan dan minuman, maka sebaiknya Anda mencantumkan informasi tersebut di dalam undangan. Hal ini akan membantu peserta untuk mempersiapkan diri dengan lebih baik.
Kesimpulan
Membuat undangan meeting yang baik dan benar adalah penting untuk memastikan keberhasilan acara tersebut. Dengan mengikuti contoh undangan meeting dan tips yang telah disebutkan di atas, diharapkan Anda dapat membuat undangan yang jelas, sopan, dan mudah dipahami oleh pembaca. Selamat mencoba!