Membuat surat dinas yang benar merupakan hal yang sangat penting untuk memastikan komunikasi yang efektif dan profesional dalam bisnis maupun lembaga pemerintah. Namun, tak jarang kita menemukan contoh surat dinas yang salah dalam prakteknya.
Berikut adalah beberapa contoh surat dinas yang salah yang perlu dihindari:
Contoh 1: Tidak Menggunakan Bagan Kop Surat dengan Benar
Hormat Kami,
Salam Sejahtera,
Perkenankan kami atas nama PT. ABCDE mengajukan permohonan untuk bekerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu dalam memperluas jaringan pemasaran produk kami.
Hormat Kami,
Manajemen PT. ABCDE
Contoh 2: Tidak Menyebutkan Tujuan dan Isi Surat dengan Jelas
Kepada Yth,
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam acara pernikahan putri kami pada:
Hari/Tanggal:
Waktu:
Tempat:
Demikianlah undangan ini kami sampaikan, atas kehadiran dan doa restu Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat Kami,
ABCDEF
Contoh 3: Tidak Menggunakan Bahasa yang Sopan dan Tidak Resmi
Halo Boss,
Akhir-akhir ini kami sudah menyelesaikan beberapa proyek dan hasilnya cukup baik. Kami harap bisa mendapatkan bonus akhir tahun seperti yang dijanjikan.
Terima kasih, ya Boss.
Regards,
Tim Marketing
Contoh 4: Tidak Menuliskan Alamat dan Tanggal dengan Jelas
Kepada Yth,
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Surat ini kami kirimkan untuk menginformasikan bahwa kami akan segera mengadakan acara seminar tentang strategi pemasaran yang efektif pada:
Hari/Tanggal:
Waktu:
Tempat:
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dan turut serta dalam acara seminar ini. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat Kami,
PT. ABCDEFG
Contoh 5: Tidak Menggunakan Bahasa yang Tepat dan Benar
Kepada Yth,
Kami minta maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi pada Bapak/Ibu dalam penggunaan produk kami. Kami akan segera memperbaiki masalah ini agar tidak terjadi lagi ke depannya.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Salam,
Customer Service
Contoh 6: Tidak Menyebutkan Sumber Informasi atau Dokumen yang Diperlukan
Kepada Yth,
Kami ingin memperbarui data Bapak/Ibu dalam sistem kami. Mohon diisi formulir yang telah disediakan dan dilampirkan dalam surat ini sebelum tanggal 30 Juni 2021.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat Kami,
PT. ABCDEFG
Contoh 7: Tidak Menuliskan Nama dan Jabatan dengan Jelas
Kepada Yth,
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Kami ingin mengajukan permohonan peminjaman ruangan di kantor pusat Bapak/Ibu untuk acara pelatihan karyawan. Kami harap permohonan kami dapat disetujui.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Salam Hormat,
Tim Pelatihan Karyawan
Tips Membuat Surat Dinas yang Benar
Adapun tips dalam membuat surat dinas yang benar, antara lain:
- Gunakan format surat dinas yang tepat, termasuk penulisan bagian-bagian surat seperti kop surat, alamat, tanggal, dan nomor surat
- Tentukan tujuan dan isi surat secara jelas dan terperinci
- Gunakan bahasa yang sopan dan resmi
- Pastikan tata bahasa dan ejaan yang digunakan benar
- Gunakan salam pembuka yang sesuai dengan kedudukan atau jabatan penerima surat
- Sertakan sumber informasi atau dokumen yang diperlukan
- Tuliskan nama dan jabatan dengan jelas pada bagian penutup surat
- Periksa kembali kesalahan dalam penulisan sebelum mengirimkan surat dinas
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa saja bagian-bagian dalam surat dinas?
Bagian-bagian dalam surat dinas meliputi kop surat, alamat, tanggal, nomor surat, isi surat, dan penutup surat.
Bagaimana cara mengetahui format surat dinas yang benar?
Anda dapat mencari contoh format surat dinas yang benar melalui internet atau buku panduan, atau dapat juga meminta bantuan dari orang yang berpengalaman dalam menulis surat dinas.
Apakah surat dinas harus menggunakan bahasa Indonesia baku?
Iya, surat dinas sebaiknya menggunakan bahasa Indonesia baku guna menunjukkan kesopanan dan keformalan.
Apakah wajib menyertakan nomor surat dalam surat dinas?
Iya, nomor surat diperlukan untuk memudahkan pengarsipan dan pencarian surat dinas tersebut di kemudian hari.
Bagaimana cara mengetahui alamat yang tepat dalam surat dinas?
Anda dapat menanyakan alamat yang tepat kepada penerima surat atau mencari informasi alamat melalui situs web atau buku panduan.
Bagaimana cara memastikan kesalahan penulisan dalam surat dinas?
Anda dapat memeriksa kembali kesalahan penulisan dengan membaca kembali surat dinas tersebut, meminta bantuan orang lain dalam memeriksa, atau menggunakan aplikasi koreksi ejaan dan tata bahasa.
Kesimpulan
Membuat surat dinas yang benar merupakan hal yang penting untuk menunjang komunikasi yang efektif dalam bisnis atau lembaga pemerintah. Hindari kesalahan dalam penulisan surat dinas dengan mengikuti tips yang telah disebutkan dan periksa kembali kesalahan penulisan sebelum mengirimkan surat tersebut.