Jika Anda pernah bekerja di perusahaan dan menerima uang atau tunjangan dari atasan Anda tanpa alasan tertentu, Anda mungkin telah menerima apa yang disebut sebagai “ex gratia”. Surat ex gratia sendiri adalah surat yang ditujukan untuk memberikan kompensasi secara sukarela kepada karyawan atau pihak lain yang terkait. Berikut adalah contoh surat ex gratia beserta tips untuk menulisnya.
Contoh Surat Ex Gratia
Contoh Surat Ex Gratia untuk Karyawan yang Telah Mengalami Kebakaran Rumah
Salam sejahtera,
Kami dengan ini memberitahukan bahwa perusahaan kami telah memutuskan untuk memberikan kompensasi ex gratia kepada Anda sebagai karyawan kami yang telah mengalami kebakaran di rumah Anda. Kami memahami bahwa ini adalah waktu yang sulit bagi Anda dan keluarga Anda, dan kami ingin memberikan dukungan kami dalam bentuk uang sejumlah Rp 5.000.000,-.
Kami berharap bahwa uang ini dapat membantu Anda dan keluarga Anda dalam memulihkan keadaan dan meringankan beban yang Anda hadapi saat ini. Kami mengucapkan semoga Anda dan keluarga Anda sehat dan pulih secepatnya.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan
Contoh Surat Ex Gratia untuk Karyawan yang Telah Menyelesaikan Proyek Besar
Kepada Yth,
Kami ingin memberitahukan bahwa perusahaan kami telah memutuskan untuk memberikan kompensasi ex gratia kepada Anda sebagai karyawan kami yang telah menyelesaikan proyek besar dengan sangat baik. Kami menghargai dedikasi dan kerja keras Anda dalam menyelesaikan proyek ini, dan kami ingin memberikan penghargaan kami dalam bentuk uang sejumlah Rp 10.000.000,-.
Kami berharap bahwa uang ini dapat menjadi bentuk apresiasi kami atas kinerja Anda yang luar biasa. Kami berharap bahwa Anda akan terus menjadi bagian dari tim kami dan terus memberikan kinerja terbaik Anda di masa depan.
Salam hormat,
Manajemen Perusahaan
Contoh Surat Ex Gratia untuk Karyawan yang Telah Mengalami Kehilangan Anggota Keluarga
Salam sejahtera,
Kami ingin memberitahukan bahwa perusahaan kami telah memutuskan untuk memberikan kompensasi ex gratia kepada Anda sebagai karyawan kami yang telah mengalami kehilangan anggota keluarga. Kami memahami bahwa ini adalah waktu yang sulit bagi Anda dan keluarga Anda, dan kami ingin memberikan dukungan kami dalam bentuk uang sejumlah Rp 5.000.000,-.
Kami berharap bahwa uang ini dapat membantu Anda dan keluarga Anda dalam memulihkan keadaan dan meringankan beban yang Anda hadapi saat ini. Kami mengucapkan semoga semakin kuat dan tabah dalam menghadapi cobaan ini.
Salam hormat,
Manajemen Perusahaan
Contoh Surat Ex Gratia untuk Pelanggan yang Telah Mengalami Kesulitan
Kepada Yth,
Perusahaan kami ingin memberikan ucapan terima kasih atas kesetiaan dan dukungan yang Anda berikan selama ini. Kami memahami bahwa Anda mungkin telah mengalami kesulitan dalam memenuhi kewajiban pembayaran, dan kami ingin memberikan bantuan kami dengan memberikan kompensasi ex gratia.
Kami berharap bahwa dengan memberikan uang sejumlah Rp 2.000.000,- dapat membantu Anda dalam memulihkan keadaan keuangan Anda dan memperbaiki situasi Anda. Kami berharap Anda akan tetap menjadi pelanggan setia kami dan terus mendukung perusahaan kami di masa depan.
Salam hormat,
Manajemen Perusahaan
Contoh Surat Ex Gratia untuk Karyawan yang Telah Menerima Penghargaan
Salam sejahtera,
Kami ingin mengucapkan selamat kepada Anda sebagai karyawan kami yang telah menerima penghargaan atas kinerja Anda yang luar biasa. Kami menghargai dedikasi dan kerja keras Anda, dan kami ingin memberikan penghargaan kami dalam bentuk kompensasi ex gratia sejumlah Rp 5.000.000,-.
Kami berharap bahwa uang ini dapat menjadi bentuk apresiasi kami atas kinerja Anda yang luar biasa. Kami berharap Anda akan terus memberikan kinerja terbaik Anda di masa depan dan terus menjadi bagian dari tim kami.
Salam hormat,
Manajemen Perusahaan
Contoh Surat Ex Gratia untuk Pelanggan yang Telah Mengalami Ketidaknyamanan
Kepada Yth,
Kami mengucapkan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami saat menggunakan layanan kami. Kami ingin memberikan kompensasi ex gratia sebagai bentuk apresiasi kami atas kesetiaan Anda dan pengertian Anda dalam menghadapi situasi ini. Kami berharap bahwa dengan memberikan uang sejumlah Rp 1.000.000,- dapat memperbaiki situasi dan memulihkan hubungan baik antara kami dan Anda sebagai pelanggan kami.
Kami berharap Anda akan tetap menjadi pelanggan setia kami dan terus mendukung perusahaan kami di masa depan.
Salam hormat,
Manajemen Perusahaan
Tips Menulis Surat Ex Gratia
Berikut adalah beberapa tips untuk menulis surat ex gratia:
1. Tentukan alasan mengapa Anda memberikan kompensasi ex gratia. Pastikan alasan tersebut jelas dan spesifik.
2. Sampaikan kompensasi ex gratia dengan tegas dan jelas. Pastikan nominal uang dan tata cara pembayarannya tertera secara jelas.
3. Sampaikan pesan yang sopan dan empatik. Pastikan pesan tersebut tidak menyinggung perasaan penerima kompensasi ex gratia.
4. Pastikan surat ex gratia Anda memiliki tampilan yang profesional dan rapi. Gunakan format surat resmi dengan kepala surat, tanggal, dan tanda tangan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana cara menentukan jumlah kompensasi ex gratia yang tepat?
Jumlah kompensasi ex gratia yang diberikan tergantung pada alasan pemberian kompensasi tersebut. Pastikan nominal uang yang Anda berikan sebanding dengan kesulitan atau kerugian yang dialami oleh penerima kompensasi ex gratia.
Apakah surat ex gratia harus ditandatangani oleh atasan langsung?
Idealnya, surat ex gratia sebaiknya ditandatangani oleh atasan langsung. Namun, jika atasan tidak tersedia atau tidak mampu menandatangani surat tersebut, Anda dapat menunjuk orang lain yang memiliki kewenangan untuk menandatangani surat tersebut.
Apakah surat ex gratia harus disertai dengan dokumen pendukung?
Tergantung pada alasan pemberian kompensasi ex gratia. Jika alasan tersebut memerlukan dokumen pendukung, pastikan untuk melampirkannya bersama surat ex gratia.
Apakah kompensasi ex gratia harus diberikan dalam bentuk uang tunai?
Tidak selalu. Bentuk kompensasi ex gratia dapat berupa uang tunai, cek, atau bahkan barang atau jasa tertentu, tergantung pada alasan dan kebijakan perusahaan.
Apakah surat ex gratia harus disampaikan secara pribadi?
Surat ex gratia dapat disampaikan secara pribadi atau melalui pos atau email. Namun, jika alasan pemberian kompensasi ex gratia sangat sensitif atau penting, sebaiknya disampaikan secara pribadi.
Apakah pemberian kompensasi ex gratia dapat menimbulkan masalah hukum?
Tergantung pada alasan dan kebijakan perusahaan. Pastikan untuk memastikan bahwa pemberian kompensasi ex gratia tidak melanggar hukum atau aturan perusahaan.
Kesimpulan
Surat ex gratia dapat digunakan sebagai bentuk apresiasi, penghargaan, atau bantuan bagi karyawan atau pihak lain yang terkait. Pastikan untuk menentukan alasan pemberian kompensasi ex gratia dengan jelas dan memberikan kompensasi yang sebanding dengan kerugian atau kesulitan yang dialami oleh penerima kompensasi ex gratia. Dengan mengikuti tips dan panduan di atas, Anda dapat menulis surat ex gratia yang efektif dan profesional.