Kegiatan organisasi seringkali memerlukan surat pemberitahuan untuk memberitahukan agenda kegiatan kepada para anggota. Berikut adalah beberapa contoh surat pemberitahuan kegiatan organisasi yang dapat dijadikan referensi dan disesuaikan dengan kebutuhan.
Contoh Surat Pemberitahuan Rapat Bulanan
Kepada Yth. Anggota Organisasi ABC,
Salam sejahtera,
Dalam rangka menjalankan tugas rutin organisasi, kami akan mengadakan rapat bulanan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 10 Februari 2022
Waktu: 19.00 WIB
Tempat: Ruang Meeting Lantai 3 Gedung XYZ
Kami mengharapkan kehadiran seluruh anggota untuk membahas agenda yang telah disiapkan. Terima kasih.
Hormat kami,
Organisasi ABC
Contoh Surat Pemberitahuan Acara Sekolah
Kepada Yth. Orang Tua/Wali Murid,
Salam sejahtera,
Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional, sekolah kami akan mengadakan acara seminggu penuh dengan rangkaian kegiatan yang menarik. Berikut adalah informasi terkait acara:
Hari/Tanggal: Senin-Sabtu, 2-7 Mei 2022
Waktu: 07.00-16.00 WIB
Tempat: Sekolah XYZ
Kami mengundang seluruh orang tua/wali murid untuk menghadiri acara yang telah kami siapkan. Terima kasih atas perhatian dan partisipasinya.
Hormat kami,
Sekolah XYZ
Contoh Surat Pemberitahuan Lomba
Kepada Yth. Peserta Lomba ABC,
Salam olahraga,
Kami dengan ini memberitahukan bahwa lomba yang telah direncanakan akan segera diselenggarakan. Berikut adalah informasi terkait lomba:
Hari/Tanggal: Sabtu, 15 Januari 2022
Waktu: 13.00-16.00 WIB
Tempat: Lapangan Olahraga XYZ
Kami mengharapkan kehadiran seluruh peserta dan memohon kesediaan untuk mematuhi aturan lomba yang telah ditetapkan. Terima kasih atas partisipasinya.
Hormat kami,
Penyelenggara Lomba ABC
Contoh Surat Pemberitahuan Donor Darah
Kepada Yth. Donatur Darah,
Salam sehat,
Kami dengan ini mengundang Anda untuk berpartisipasi dalam kegiatan donor darah yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Minggu, 14 November 2021
Waktu: 09.00-12.00 WIB
Tempat: Ruang Donor Darah XYZ
Kami mengharapkan kehadiran dan partisipasi Anda untuk membantu sesama yang membutuhkan. Terima kasih atas perhatian dan partisipasinya.
Hormat kami,
Organisasi Donor Darah ABC
Contoh Surat Pemberitahuan Event Musik
Kepada Yth. Pecinta Musik,
Salam seni,
Kami dengan gembira memberitahukan bahwa akan diselenggarakan event musik akbar dengan beragam genre yang menarik. Berikut adalah informasi terkait event:
Hari/Tanggal: Sabtu, 30 April 2022
Waktu: 16.00-22.00 WIB
Tempat: Gedung Serbaguna XYZ
Kami mengajak seluruh pecinta musik untuk hadir dan menikmati penampilan dari berbagai musisi ternama yang akan tampil di event ini. Terima kasih atas partisipasinya.
Hormat kami,
Penyelenggara Event Musik ABC
Contoh Surat Pemberitahuan Pelatihan
Kepada Yth. Peserta Pelatihan ABC,
Salam pembelajaran,
Kami dengan senang hati memberitahukan bahwa pelatihan yang telah direncanakan akan segera dimulai. Berikut adalah informasi terkait pelatihan:
Hari/Tanggal: Jumat-Sabtu, 5-6 Maret 2022
Waktu: 08.00-16.00 WIB
Tempat: Ruang Pelatihan XYZ
Kami mengharapkan kehadiran seluruh peserta dan memohon kesediaan untuk mematuhi aturan pelatihan yang telah ditetapkan. Terima kasih atas partisipasinya.
Hormat kami,
Penyelenggara Pelatihan ABC
Tips Menulis Surat Pemberitahuan Kegiatan Organisasi
Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu dalam menulis surat pemberitahuan kegiatan organisasi:
- Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami oleh semua pihak yang menerima surat.
- Tuliskan informasi terkait kegiatan dengan lengkap dan jelas, seperti waktu, tempat, dan tujuan kegiatan.
- Sesuaikan format surat dengan jenis kegiatan dan tujuan pemberitahuan.
- Periksa kembali kebenaran informasi sebelum mengirimkan surat kepada para pihak terkait.
- Gunakan bahasa yang sopan dan menghormati semua pihak yang menerima surat.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat pemberitahuan kegiatan organisasi?
Informasi yang harus disertakan dalam surat pemberitahuan kegiatan organisasi antara lain waktu, tempat, tujuan, serta agenda kegiatan yang akan dilaksanakan.
2. Bagaimana cara membuat surat pemberitahuan yang menarik dan mudah dipahami?
Untuk membuat surat pemberitahuan yang menarik dan mudah dipahami, gunakan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti, serta perhatikan format dan tata letak surat agar terlihat rapi dan profesional.
3. Apa yang harus dilakukan jika terdapat perubahan jadwal atau tempat kegiatan setelah surat pemberitahuan dikirimkan?
Jika terdapat perubahan jadwal atau tempat kegiatan setelah surat pemberitahuan dikirimkan, segera beritahu semua pihak yang terlibat melalui surat resmi atau media sosial.
4. Apakah surat pemberitahuan kegiatan organisasi harus dicetak atau bisa dikirimkan melalui email?
Surat pemberitahuan kegiatan organisasi dapat dicetak atau dikirimkan melalui email tergantung pada kebijakan organisasi dan kebutuhan penerima surat.
5. Apa yang harus dilakukan jika ada pihak yang tidak bisa menghadiri kegiatan walaupun sudah menerima surat pemberitahuan?
Jika ada pihak yang tidak bisa menghadiri kegiatan walaupun sudah menerima surat pemberitahuan, segera beritahu penyelenggara kegiatan agar dapat mengambil tindakan yang tepat.
6. Berapa lama sebaiknya surat pemberitahuan kegiatan organisasi harus dikirimkan sebelum pelaksanaan kegiatan?
Surat pemberitahuan kegiatan organisasi sebaiknya dikirimkan minimal dua minggu sebelum pelaksanaan kegiatan untuk memberikan waktu yang cukup bagi pihak-pihak terkait untuk mempersiapkan diri.
Kesimpulan
Surat pemberitahuan kegiatan organisasi adalah sarana yang penting dalam memberikan informasi terkait kegiatan kepada para pihak terkait. Dalam membuat surat pemberitahuan, perlu diperhatikan penggunaan bahasa yang jelas dan mudah dipahami, serta format dan tata letak surat yang rapi dan profesional.