Surat PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) merupakan surat yang digunakan untuk memberi tanda tangan pada kontrak pengadaan. Pejabat Pengadaan adalah pihak yang bertanggung jawab atas proses pengadaan barang atau jasa di suatu instansi atau perusahaan. Berikut ini adalah contoh surat PPK ke Pejabat Pengadaan yang dapat menjadi referensi dan diubah sesuai kebutuhan.
Contoh Surat PPK ke Pejabat Pengadaan – Permintaan Konfirmasi
Kepada Yth.,
Saudara/Saudari Pejabat Pengadaan di PT. ABC
Dalam rangka proses administrasi pengadaan di PT. ABC, kami selaku PPK memerlukan konfirmasi tentang status pengajuan pengadaan yang kami ajukan pada tanggal 1 Januari 2022. Apakah sudah disetujui atau belum?
Terima kasih atas perhatian Saudara/Saudari.
Hormat kami,
[Nama PPK]
Contoh Surat PPK ke Pejabat Pengadaan – Penundaan Pengadaan
Kepada Yth.,
Saudara/Saudari Pejabat Pengadaan di PT. XYZ
Kami selaku PPK dari PT. XYZ ingin memberitahukan bahwa pengajuan pengadaan yang seharusnya dilakukan pada tanggal 1 Februari 2022 harus kami tunda hingga batas waktu yang belum ditentukan. Hal ini dikarenakan beberapa halangan yang tidak dapat kami hindari.
Terkait hal ini, apabila ada informasi atau pertanyaan lebih lanjut, kami siap menjawabnya. Terima kasih atas perhatian Saudara/Saudari.
Hormat kami,
[Nama PPK]
Contoh Surat PPK ke Pejabat Pengadaan – Permintaan Perubahan Jadwal Pengadaan
Kepada Yth.,
Saudara/Saudari Pejabat Pengadaan di PT. KLM
Selamat pagi, kami selaku PPK dari PT. KLM ingin meminta perubahan jadwal pembuatan kontrak pengadaan dari tanggal 3 Maret 2022 menjadi tanggal 10 Maret 2022 dikarenakan beberapa hal yang tidak dapat kami hindari.
Mohon informasi lebih lanjut, terima kasih atas perhatian Saudara/Saudari.
Hormat kami,
[Nama PPK]
Contoh Surat PPK ke Pejabat Pengadaan – Permintaan Penerbitan SPM
Kepada Yth.,
Saudara/Saudari Pejabat Pengadaan di PT. HIJ
Sehubungan dengan proses pengadaan barang yang telah kami lakukan, kami selaku PPK dari PT. HIJ ingin meminta penerbitan SPM (Surat Perintah Membayar) dengan rincian sebagaimana terlampir.
Mohon informasi lebih lanjut, terima kasih atas perhatian Saudara/Saudari.
Hormat kami,
[Nama PPK]
Contoh Surat PPK ke Pejabat Pengadaan – Permintaan Pembatalan Kontrak Pengadaan
Kepada Yth.,
Saudara/Saudari Pejabat Pengadaan di PT. LMN
Dalam rangka proses administrasi pengadaan di PT. LMN, kami selaku PPK ingin mengajukan permohonan pembatalan kontrak pengadaan yang telah disetujui. Hal ini dikarenakan beberapa halangan yang tidak dapat kami hindari.
Kami siap menjawab pertanyaan lebih lanjut terkait hal ini. Terima kasih atas perhatian Saudara/Saudari.
Hormat kami,
[Nama PPK]
Contoh Surat PPK ke Pejabat Pengadaan – Permintaan Perbaikan Dokumen
Kepada Yth.,
Saudara/Saudari Pejabat Pengadaan di PT. NOP
Kami selaku PPK dari PT. NOP ingin meminta perbaikan dokumen pengadaan yang telah kami ajukan pada tanggal 5 April 2022. Hal ini dikarenakan adanya beberapa kesalahan dalam dokumen tersebut.
Mohon informasi lebih lanjut, terima kasih atas perhatian Saudara/Saudari.
Hormat kami,
[Nama PPK]
Tips Mengirim Surat PPK ke Pejabat Pengadaan
Beberapa tips dalam mengirim surat PPK ke Pejabat Pengadaan antara lain:
- Pastikan surat PPK sudah berisi informasi yang lengkap dan jelas
- Periksa kesalahan penulisan sebelum mengirimkan
- Jangan lupa mencantumkan alamat, nomor telepon, dan email yang dapat dihubungi
- Pastikan alamat pengiriman surat benar dan sesuai
- Pastikan surat sudah ditandatangani dan di-stempel sesuai dengan aturan yang berlaku
Pertanyaan yang Sering Diajukan Mengenai Surat PPK ke Pejabat Pengadaan
Bagaimana cara membuat surat PPK ke Pejabat Pengadaan?
Cara membuat surat PPK ke Pejabat Pengadaan adalah dengan menyertakan informasi yang lengkap dan jelas serta memperhatikan aturan yang berlaku. Pastikan juga surat sudah ditandatangani dan di-stempel dengan benar.
Bolehkah surat PPK dikirim melalui email?
Boleh, asalkan tujuan pengiriman email jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. Namun, disarankan juga untuk mengirimkan surat PPK secara langsung atau melalui pos.
Kapan waktu yang tepat untuk mengirimkan surat PPK ke Pejabat Pengadaan?
Waktu yang tepat untuk mengirimkan surat PPK ke Pejabat Pengadaan adalah ketika ada hal-hal terkait proses pengadaan yang harus diinformasikan atau dikonfirmasi.
Dapatkah surat PPK dibuat dengan format bebas?
Tidak. Surat PPK harus dibuat dengan format yang telah ditentukan dan memperhatikan aturan yang berlaku.
Apakah surat PPK selalu dilampirkan dengan berkas pengadaan?
Tidak selalu. Surat PPK biasanya dikirimkan terpisah dari berkas pengadaan, namun terkadang juga dilampirkan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Dapatkah surat PPK diubah setelah ditandatangani?
Tidak. Surat PPK yang sudah ditandatangani tidak dapat diubah, kecuali ada kesalahan yang fatal dan harus segera diperbaiki.
Kesimpulan
Surat PPK ke Pejabat Pengadaan merupakan surat yang digunakan untuk memberi tanda tangan pada kontrak pengadaan. Dalam membuat surat PPK, pastikan informasi yang disampaikan lengkap dan jelas serta memperhatikan aturan yang berlaku. Jangan lupa untuk memeriksa kesalahan penulisan sebelum mengirimkan.