Surat serah terima adalah surat yang digunakan untuk mengonfirmasi bahwa barang atau dokumen telah diterima oleh pihak yang dituju. Dalam surat ini, terdapat informasi mengenai barang atau dokumen yang diserahkan, tanggal atau waktu serah terima, penerima, dan lain-lain. Berikut ini adalah contoh-contoh surat serah terima yang bisa digunakan dan disesuaikan sesuai kebutuhan:
Contoh Surat Serah Terima Barang
Salam,
Kami dengan ini konfirmasi bahwa kami telah menerima barang yang kami pesan dari perusahaan Anda. Barang tersebut adalah 10 buah printer merk HP dengan nomor seri 1234567-89. Kami mengucapkan terima kasih atas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan Anda. Barang tersebut akan kami gunakan untuk kegiatan operasional perusahaan kami.
Hormat kami,
Panitia Pengadaan Barang
Contoh Surat Serah Terima Dokumen
Kepada Yth,
Dengan ini kami sampaikan bahwa kami telah menerima dokumen berikut ini:
- Surat izin usaha
- Sertifikat ISO
- Surat tanda daftar perusahaan
Kami mohon perusahaan Anda untuk melakukan konfirmasi terhadap penerimaan dokumen tersebut. Apabila ada kelengkapan yang belum terpenuhi, mohon agar segera menghubungi kami. Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Manajemen PT XYZ
Contoh Surat Serah Terima Mobil
Kepada Yth,
Dengan ini kami sampaikan bahwa mobil Toyota Avanza dengan nomor polisi B 1234 CD telah kami terima dari perusahaan Anda. Mobil tersebut dalam kondisi baik dan siap digunakan. Kami mengucapkan terima kasih atas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan Anda.
Hormat kami,
Pemilik Mobil
Contoh Surat Serah Terima Peralatan Kantor
Salam,
Kami dengan ini konfirmasi bahwa kami telah menerima peralatan kantor yang kami pesan dari perusahaan Anda. Peralatan tersebut meliputi 5 buah meja kantor, 10 buah kursi kantor, dan 1 set komputer lengkap dengan monitor, CPU, dan printer. Kami mengucapkan terima kasih atas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan Anda. Peralatan tersebut akan kami gunakan untuk kegiatan operasional perusahaan kami.
Hormat kami,
Manajemen PT XYZ
Contoh Surat Serah Terima Tanah
Kepada Yth,
Dengan ini kami sampaikan bahwa kami telah menerima hak atas tanah seluas 1000 m2 yang kami beli dari perusahaan Anda. Sertifikat tanah sudah kami periksa dan dalam kondisi baik. Kami mengucapkan terima kasih atas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan Anda.
Hormat kami,
Pemilik Tanah
Contoh Surat Serah Terima Uang
Kepada Yth,
Dengan ini kami sampaikan bahwa kami telah menerima uang sejumlah Rp 50.000.000,- sebagai pembayaran atas pembelian barang dari perusahaan Anda. Uang tersebut sudah kami periksa dan sudah sesuai dengan nilai yang harus dibayarkan. Kami mengucapkan terima kasih atas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan Anda.
Hormat kami,
Pemilik Usaha
Tips Menulis Surat Serah Terima
Agar surat serah terima yang ditulis dapat efektif dan jelas, perlu memperhatikan hal-hal berikut:
- Tulis informasi yang lengkap mengenai barang atau dokumen yang diserahkan.
- Tulis tanggal dan waktu serah terima dengan jelas.
- Tulis nama dan alamat penerima dengan benar.
- Tulis kalimat yang sopan dan mudah dimengerti.
- Periksa kembali kebenaran informasi yang diisikan sebelum surat serah terima dikirimkan.
- Gunakan template atau contoh surat serah terima yang sudah tersedia untuk memudahkan dalam penulisan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu surat serah terima?
Surat serah terima adalah surat yang digunakan untuk mengonfirmasi bahwa barang atau dokumen telah diterima oleh pihak yang dituju.
Haruskah surat serah terima dilampirkan dengan bukti?
Ya, sebaiknya surat serah terima dilampirkan dengan bukti seperti kwitansi, faktur, atau dokumen pendukung lainnya.
Bagaimana cara menulis surat serah terima yang baik dan benar?
Untuk menulis surat serah terima yang baik dan benar, tuliskan informasi yang lengkap, jelas, dan benar. Gunakan kalimat yang sopan dan mudah dimengerti. Periksa kembali kebenaran informasi yang diisikan sebelum surat serah terima dikirimkan.
Apakah surat serah terima bisa dikirimkan melalui email?
Ya, surat serah terima bisa dikirimkan melalui email dengan format yang sama seperti surat biasa. Namun, surat serah terima yang dikirimkan melalui email sebaiknya juga dilampirkan dengan bukti.
Apakah surat serah terima bisa digunakan sebagai bukti transaksi?
Ya, surat serah terima bisa digunakan sebagai bukti transaksi yang sah. Surat serah terima yang dilengkapi dengan bukti pendukung seperti kwitansi, faktur, atau dokumen lainnya bisa dijadikan sebagai bukti pembelian atau pengiriman barang atau dokumen.
Haruskah surat serah terima dicetak dan ditandatangani?
Ya, sebaiknya surat serah terima dicetak dan ditandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab untuk memastikan keabsahan dan keakuratan informasi yang terdapat dalam surat tersebut.
Kesimpulan
Surat serah terima sangat penting dalam menjaga keamanan dan kepercayaan antara pengirim dan penerima barang atau dokumen. Dalam penulisannya, perlu memperhatikan informasi yang lengkap dan jelas, serta menggunakan kalimat yang sopan dan mudah dimengerti. Dengan begitu, surat serah terima dapat menjadi bukti transaksi yang sah dan memberikan keamanan bagi semua pihak yang terlibat.