Surat perjalanan dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau perusahaan yang digunakan untuk kepentingan perjalanan dinas pegawai. Surat ini harus memuat informasi yang jelas tentang tujuan, lama waktu, serta biaya yang dikeluarkan selama perjalanan.
Berikut adalah beberapa contoh surat perjalanan dinas yang bisa digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan:
Contoh Surat Perjalanan Dinas – Kunjungan Industri
Kepada Yth,
Dalam rangka meningkatkan kualitas produk, maka kami bermaksud melaksanakan kunjungan industri ke PT. XYZ yang berlokasi di Jakarta. Adapun rincian perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
1.Tujuan : PT. XYZ, Jakarta
2.Tanggal : 15 Agustus 2021
3.Lama Perjalanan : 2 hari 1 malam
4.Kendaraan yang digunakan : Mobil Dinas
5.Biaya : Rp 3.500.000,- (tiga juta lima ratus ribu rupiah)
Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ttd
Nama Lengkap
Contoh Surat Perjalanan Dinas – Pelatihan
Kepada Yth,
Bersama surat ini, kami bermaksud mengajukan permohonan perjalanan dinas untuk mengikuti pelatihan di Universitas ABC yang akan dilaksanakan pada:
1.Tujuan : Universitas ABC, Yogyakarta
2.Tanggal : 5-7 September 2021
3.Lama Perjalanan : 3 hari 2 malam
4.Kendaraan yang digunakan : Pesawat Terbang
5.Biaya : Rp 7.000.000,- (tujuh juta rupiah)
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas izin dan persetujuan yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ttd
Nama Lengkap
Contoh Surat Perjalanan Dinas – Kegiatan Kemanusiaan
Kepada Yth,
Bersama surat ini, kami bermaksud mengajukan permohonan perjalanan dinas yang akan dilaksanakan dalam rangka kegiatan kemanusiaan ke daerah terdampak bencana. Rincian perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
1.Tujuan : Palu, Sulawesi Tengah
2.Tanggal : 20-25 Oktober 2021
3.Lama Perjalanan : 6 hari 5 malam
4.Kendaraan yang digunakan : Mobil Dinas
5.Biaya : Rp 15.000.000,- (lima belas juta rupiah)
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas izin dan persetujuan yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ttd
Nama Lengkap
Contoh Surat Perjalanan Dinas – Rapat Kerja
Kepada Yth,
Bersama surat ini, kami mengajukan permohonan perjalanan dinas dalam rangka menghadiri Rapat Kerja Nasional di Bandung. Rincian perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
1.Tujuan : Bandung, Jawa Barat
2.Tanggal : 10-12 November 2021
3.Lama Perjalanan : 3 hari 2 malam
4.Kendaraan yang digunakan : Pesawat Terbang
5.Biaya : Rp 12.000.000,- (dua belas juta rupiah)
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas izin dan persetujuan yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ttd
Nama Lengkap
Contoh Surat Perjalanan Dinas – Presentasi Bisnis
Kepada Yth,
Bersama surat ini, kami bermaksud mengajukan permohonan perjalanan dinas untuk mempresentasikan produk baru di kantor cabang kami yang berada di Medan. Rincian perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
1.Tujuan : Medan, Sumatera Utara
2.Tanggal : 1-3 Desember 2021
3.Lama Perjalanan : 3 hari 2 malam
4.Kendaraan yang digunakan : Pesawat Terbang
5.Biaya : Rp 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah)
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas izin dan persetujuan yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ttd
Nama Lengkap
Contoh Surat Perjalanan Dinas – Studi Banding
Kepada Yth,
Dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan kami, kami mengajukan permohonan perjalanan dinas untuk melakukan studi banding ke PT. ABC yang berada di Surabaya. Rincian perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
1.Tujuan : PT. ABC, Surabaya
2.Tanggal : 17-19 Januari 2022
3.Lama Perjalanan : 3 hari 2 malam
4.Kendaraan yang digunakan : Kereta Api
5.Biaya : Rp 8.000.000,- (delapan juta rupiah)
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas izin dan persetujuan yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ttd
Nama Lengkap
Contoh Surat Perjalanan Dinas – Seminar
Kepada Yth,
Bersama surat ini, kami bermaksud mengajukan permohonan perjalanan dinas untuk mengikuti Seminar Nasional yang akan dilaksanakan di Bali. Rincian perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
1.Tujuan : Bali
2.Tanggal : 7-10 Februari 2022
3.Lama Perjalanan : 4 hari 3 malam
4.Kendaraan yang digunakan : Pesawat Terbang
5.Biaya : Rp 14.000.000,- (empat belas juta rupiah)
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas izin dan persetujuan yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ttd
Nama Lengkap
Tips Membuat Surat Perjalanan Dinas yang Baik
1. Pastikan informasi yang disampaikan jelas dan detail, seperti tujuan, tanggal, lama perjalanan, kendaraan yang digunakan, dan biaya yang dikeluarkan selama perjalanan.
2. Gunakan bahasa baku dan formal dalam penulisan surat perjalanan dinas.
3. Sertakan data-data yang dibutuhkan, seperti identitas instansi atau perusahaan, serta identitas pegawai yang melakukan perjalanan dinas.
4. Lampirkan dokumen pendukung, seperti formulir perjalanan dinas yang telah diisi dan diketahui oleh atasan, tiket pesawat atau kereta api, serta bukti-bukti pembayaran yang telah dilakukan.
5. Pastikan meminta persetujuan dari atasan terkait sebelum mengajukan surat perjalanan dinas.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana cara mengajukan surat perjalanan dinas?
Untuk mengajukan surat perjalanan dinas, Anda harus mengisi formulir yang telah disediakan dan mendapatkan persetujuan dari atasan terkait. Kemudian, surat perjalanan dinas tersebut harus diserahkan ke bagian kepegawaian atau bagian yang bertanggung jawab dalam perjalanan dinas.
Apakah ada batasan dalam jumlah biaya yang bisa dikeluarkan selama perjalanan dinas?
Ya, biasanya setiap instansi atau perusahaan telah menentukan batas maksimal biaya yang bisa dikeluarkan selama perjalanan dinas. Pastikan untuk mengetahui batasan tersebut sebelum melakukan perjalanan dinas.
Bagaimana cara mengurus tiket pesawat atau kereta api?
Anda bisa memesan tiket pesawat atau kereta api secara online atau melalui agen perjalanan yang telah bekerja sama dengan instansi atau perusahaan tempat Anda bekerja.
Bagaimana jika terjadi perubahan jadwal atau rencana perjalanan dinas?
Anda harus segera memberitahu atasan terkait dan bagian kepegawaian atau bagian yang bertanggung jawab dalam perjalanan dinas mengenai perubahan tersebut dan mengajukan permohonan perubahan surat perjalanan dinas jika diperlukan.
Apakah surat perjalanan dinas bisa digunakan untuk keperluan pribadi?
Tidak, surat perjalanan dinas hanya digunakan untuk keperluan dinas atau bisnis yang terkait dengan instansi atau perusahaan tempat Anda bekerja.
Bagaimana jika terjadi kecelakaan atau kejadian yang tidak diinginkan selama perjalanan dinas?
Anda harus segera memberitahu atasan terkait dan bagian kepegawaian atau bagian yang bertanggung jawab dalam perjalanan dinas mengenai kejadian tersebut dan mengikuti prosedur yang telah ditentukan oleh instansi atau perusahaan.
Kesimpulan
Surat perjalanan dinas merupakan salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk kepentingan perjalanan dinas pegawai atau bisnis. Pastikan untuk menyertakan informasi yang jelas dan detail dalam surat perjalanan dinas serta mengikuti prosedur yang telah ditentukan oleh instansi atau perusahaan.
